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Política de tratamiento de datos personales

Lunes 21 Nov 2022
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Política de tratamiento de datos personales
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PRIMER TAX S.A.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE
DATOS PERSONALES


PRIMER TAX S.A. acatando la normativa que regula la protección de datos personales establecida en
los artículos. 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, desarrollados por la Ley 1581 de 2012,
la sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011 proferida por la Corte Constitucional y las demás
disposiciones aplicables, establece la Política para el Tratamiento y la Protección de Datos Personales
con el fin de que sus titulares tengan conocimiento de los derechos que les asiste, el tratamiento y
finalidad al que son sometidos los datos personales y los mecanismos para el ejercicio de sus derechos.


1. ¿QUÉ REGULA Y A QUIÉN SE APLICA LA POLÍTICA?
La Política tiene como objeto establecer los lineamientos para la gestión y el tratamiento adecuado de
los datos personales que administra PRIMER TAX S.A. así como los derechos de sus titulares y la
forma de ejercerlos.


La Política se aplica, en general, a la información recopilada en bases de datos personales de PRIMER
TAX S.A. administradas por los encargados del tratamiento de datos personales de todas las personas
naturales que tienen, han tenido o tendrán algún tipo de relación con PRIMER TAX S.A. cuyo
tratamiento automatizado o manual se realice en cada una de sus sucursales, agencias o dependencias.


2. ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES?
El responsable del tratamiento de sus datos personales es PRIMER TAX S.A. identificado con Nit:
891.400.308-2, con sede en la Calle 8 # 10-144 Urbanización el Acero en la ciudad de Dosquebradas
Risaralda.


Linea de atención al cliente 3300200 y 3303064, con un horario de atención al cliente de 8:00 a.m a
12:00 p.m. y 2:00 p.m. a 6:00 p.m. de lunes a viernes y los días sábados de 8:00 a.m a 12:00 p.m. Portal
Web www.primertaxsa.com, correo electrónico servicioalcliente@primertaxsa.com.


3. ¿QUIÉNES SON LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES?
Serán encargados del tratamiento de datos personales los colaboradores de PRIMER TAX S.A.,
personas naturales o jurídicas, a quien PRIMER TAX S.A. le haya encomendado el tratamiento de las
bases de datos que incluyan datos personales.

4. ¿CUÁL ES EL TRATAMIENTO AL QUE SON SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES?
La información recopilada por PRIMER TAX S.A. es utilizada por ésta y podrá ser compartida con
terceros encargados de la información, otros integrantes de su conglomerado económico, aliados
estratégicos y terceros. Excepcionalmente, podrá ser cedida, transferida o transmitida en el territorio
nacional o al exterior manteniendo su confidencialidad, seguridad y protección.


El tratamiento se podrá efectuar mediante procedimientos automatizados, informáticos, manuales,
mecánicos, digitales o electrónicos o mediante una combinación dos o más de éstos. El tratamiento
podrá incluir operaciones sobre datos personales, tales como: recolección, almacenamiento,
conservación, organización, consulta, uso, evaluación, actualización, bloqueo, circulación,
reproducción, destrucción, supresión, cesión, transferencia o transmisión a terceros, y en general, su
procesamiento.


5. ¿CON QUÉ FINALIDAD SE OBTIENEN Y TRATAN LOS DATOS PERSONALES?


5.1. Finalidad común a todos los grupos de interés y terceros en general


La información personal recopilada de los grupos de interés que se relacionan en los siguientes
numerales, así como la que se recolecte de terceros en general tienen las siguientes finalidades:


 Desarrollo del objeto social.
 Cumplimiento de disposiciones legales y obligaciones contractuales.
 Cumplimiento de órdenes y requerimientos de autoridades estatales y particulares.
 Cumplimiento y determinación de políticas empresariales.
 Verificación de identidad y ubicación.
 Organización, sistematización y archivo de los datos proporcionados.
 Gestiones legales, administrativas o judiciales.
 Desarrollo de actividades de responsabilidad social, bienestar o generación de beneficios.
 Comunicación y contacto.
 Envío de información.
 Reportes a entidades públicas o particulares, Actividades de control interno y auditorías.
 Vigilancia, monitoreo, control y seguridad de los establecimientos, plantas, oficinas,
    instalaciones, bienes y de las personas que los utilizan.
 Compartir información con sociedades pertenecientes al mismo conglomerado, matrices,
    subordinadas o aliados estratégicos para darle gestión a la necesidad del titular.
 Consulta para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.


5.2. Interesados o candidatos en procesos de selección


La información personal proporcionada por interesados o candidatos en procesos de selección se
utilizará con las siguientes finalidades:


 Envío de comunicaciones relacionadas con el proceso de selección, consulta o actualización de
    la información.
 Cumplimiento de deberes legales.
 Confirmación de la veracidad de la información proporcionada, consulta de referencias,
    consulta de antecedentes en bases de datos oficiales.
 Verificación y valoración de la idoneidad académica, laboral y personal del interesado o
    candidato para acceder al cargo.
 Entrega de información a las autoridades judiciales, administrativas o particulares en ejercicio
    de funciones públicas.
 Entrega de información a terceros que apoyan el proceso de selección para su verificación,
análisis y valoración.


5.3. Colaboradores activos


La información personal proporcionada por colaboradores, se utilizará con las siguientes finalidades:


 Cumplimiento de la normatividad vigente, del contrato, ejecución y cumplimiento de los actos
    jurídicos perfeccionados y de las órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean
    judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones públicas.
 Entrega de certificaciones o información sobre la relación laboral por solicitud, autorización o
    por gestión del colaborador.
 Entrega de información a terceros que apoyan a gestión humana en aspectos tales como:
    formación, evaluación, certificación, verificación, comparación de competencias laborales y
    todo tipo de procesos necesarios para la ejecución de la relación laboral.
 Envío de información a entidades encargadas de la gestión de parafiscales.
 Entrega de información personal a terceros para la gestión de actividades de bienestar,
    generación de beneficios o suscripción de convenios a favor de los colaboradores y/o sus
    familiares.
 Gestión y envío de información solicitada por la institución de educación en el caso de los
    aprendices.
 Actividades de salud ocupacional.
    Calle 8 # 10-144 Urbanización el Acero Dosquebradas Risaralda

5.4. Grupo Familiar y/o beneficiarios del colaborador


La información personal proporcionada por el grupo familiar y los beneficiarios del colaborador se
utilizará con las siguientes finalidades:


 Organización, sistematización y archivo de los datos proporcionados.
 Cumplimiento de la normatividad vigente, del contrato, los actos jurídicos suscritos y de las
    órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o
    particulares en ejercicio de funciones públicas.
 Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, además de responsabilidad social
    empresarial.
 Solicitud de información y entrega de datos personales a terceros para la gestión de actividades
    de bienestar, generación de beneficios o suscripción de convenios, actos o contratos a favor del
    grupo familiar y/o de los beneficiarios establecidos.
 Comunicación y contacto en casos especiales.


5.5. Colaboradores retirados


Finalizada la relación laboral, PRIMER TAX S.A. tratará la información de los excolaboradores para
los siguientes fines:


 Cumplimiento de la normatividad vigente y de las órdenes expedidas por las autoridades
    competentes, sean judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones públicas.
 Entrega de certificaciones, constancias o información sobre la relación contractual con el
    excolaborador.
 Conservación de información para entidades encargadas de la gestión de parafiscales.
 Gestiones legales, administrativas o judiciales.


5.6. Accionistas


A las personas naturales que adquieran la calidad de accionistas les serán tratados sus datos personales
con las siguientes finalidades:


 Cumplimiento de la normatividad vigente y de órdenes expedidas por las autoridades
    competentes, sean judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones públicas.
 Registro en la contabilidad, control y cumplimiento de obligaciones.
 Gestiones legales, administrativas o judiciales.
 Ejecución y cumplimiento de los estatutos, reglamentos, protocolos y demás actos jurídicos.
 Generación de certificaciones, lo cual puede implicar el envío de información personal a
    terceros encargados, tales como órganos de control societario.
 Envío de información y de convocatorias o comunicaciones relacionadas con PRIMER TAX
S.A.


5.7. Proveedores, contratistas, subcontratistas y sus dependientes


Los proveedores, contratistas, subcontratistas y los dependientes de éstos se les tratará su información
personal con las siguientes finalidades:


 Cumplimiento de la normatividad vigente, de obligaciones tributarias, contractuales y de las
    órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o de
    particulares en ejercicio de funciones públicas.
 Verificación, consulta, comparación y evaluación de la información con fines de selección,
    entablar relaciones contractuales, adquirir bienes o servicios, determinar niveles de calidad en
    productos o servicios prestados.
 Verificación del cumplimiento de la competencia idoneidad técnica, profesional, personal y de
    aspectos de salud ocupacional de los dependientes del proveedor, contratista o de sus
    subcontratistas.
 Registro en la contabilidad, cumplimiento y control de obligaciones.
 Remisión de información y comunicación de directrices y procedimientos para ejecutar los
    actos acordados.
 Generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual
    sostenida.


5.8. Clientes


Las siguientes son las finalidades de la recopilación de información personal por parte de clientes:


 Cumplimiento de la normatividad vigente, de obligaciones tributarias, contractuales y de las
    órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o de
    particulares en ejercicio de funciones públicas.
 Envío de información comercial, publicitaria y de mercadeo.
 Registro en la contabilidad, cumplimiento y control de obligaciones.
 Elaboración de encuestas, medición de estándares en la prestación del servicio, satisfacción,
    gestión y estudios de mercado, generación información de carácter comercial, publicitario de
    mercadeo, invitaciones a eventos y similares.
 Verificar, consultar, comparar y evaluar la información entregada por los clientes en bases de
    datos financieras, públicas o de cualquier índole legítimamente establecidas.
 Compartir información con proveedores de productos o servicios para cumplimiento de
    obligaciones o con sociedades pertenecientes al mismo conglomerado, matrices, subordinadas o
    aliados estratégicos para ofrecer productos o servicios complementarios o sustitutos.
 Generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual
    sostenida.


6. ¿Cómo opera el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes?


PRIMER TAX S.A. ha obtenido y puede obtener y tratar datos de niños, niñas y adolescentes. Esta
información corresponde básicamente a hijos menores de sus colaboradores, practicantes o aprendices.
En estos casos, y de acuerdo con la finalidad señalada para cada grupo de interés en el numeral
anterior, PRIMER TAX S.A. además del cumplimiento de los requisitos constitucionales y legales
sobre protección de datos personales, se asegurará de que la finalidad del tratamiento responda y
respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; no pondrá en riesgo la prevalencia de sus
derechos fundamentales y atendiendo a la madurez del niño, niña o adolescente tendrá en cuenta su
opinión.


7. ¿Cuáles son los derechos del Titular de datos personales?


El Titular de datos personales tendrá los siguientes derechos:


7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o
Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.


7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento. No es necesaria la autorización en los
casos de:

7.3. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.


7.3.1. Datos de naturaleza pública.


7.3.2. Casos de urgencia médica o sanitaria.


7.3.3. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.


7.3.4. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.


7.3.5. En los demás establecidos por las normas vigentes.


7.4. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;


7.5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;


7.6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el
Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.


7.7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.


7.8. Optar por responder o no a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos
sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.


8. ¿Cuál es el procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información?


8.1. Personas facultadas. Los derechos de los Titulares de datos personales podrán ser ejercidos por:


 El titular.
 Sus causahabientes.
 El representante y/o apoderado del titular.
 Un tercero debidamente autorizado por el titular o por la Ley.

8.2. Solicitud. Para hacer efectivo el ejercicio de sus derechos, el titular o su representante


remitirá una comunicación por escrito debidamente firmado la cual contendrá por lo menos la
siguiente información:
 Nombre completo del titular de los datos.
 Identificación del titular de los datos.
 Procedimiento a realizar: los cuales pueden ser: corrección, actualización, eliminación o
    revocatoria.
 Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o consulta.
 Datos de ubicación del titular: Dirección Teléfono o celular Correo electrónico Si se considera
    necesario podrán aportarse documentos que se pretendan hacer valer. Con el fin de proteger los
    datos personales recopilados por PRIMER TAX S.A., mientras no se demuestre la calidad de
    titular o de persona facultada para solicitar información del titular no será posible resolver de
    fondo la solicitud que se presente.


8.3. Solicitudes y consultas.


Los Titulares o sus causahabientes podrán efectuar solicitudes y consultas sobre la información
personal del Titular que repose en una base de datos de PRIMER TAX S.A. La solicitud o consulta se
podrá formular ante el Departamento de Servicio al Cliente, mediante escrito remitido al correo
electrónico servicioalcliente@primertaxsa.com.


La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha
de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá
su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.


8.4. Solicitud de corrección, actualización o supresión de datos personales.


El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de
PRIMER TAX S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un
reclamo ante la sociedad, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:


 El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a PRIMER TAX S.A., la cual contendrá la
    información señalada en el numeral 8.2 de esta Política.
 Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
    siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
 Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
    información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
 En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
    corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
    interesado.
 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
    "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
    Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir
    del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
    dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá
    su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
    vencimiento del primer término.


8.5. Revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.


El titular de los datos personales o su representante podrá revocar la autorización conferida a PRIMER
TAX S.A. para el tratamiento de sus datos personales. La revocatoria procederá mediante
comunicación escrita remitida a PRIMER TAX S.A. en los términos del numeral 8.2 de esta Política.
PRIMER TAX S.A. eliminará el dato en un término de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de recepción de la solicitud, siempre y cuando sea procedente la solicitud.


8.6. Solicitudes de supresión y de revocación de la autorización para el tratamiento de datos
personales.


Tratándose de solicitudes de supresión de datos personales o de revocación de la autorización para el
tratamiento de datos personales, éstas no se concederán si existe para PRIMER TAX S.A.:


 Una obligación legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la base de
    datos.
 Cuando la supresión de los datos dificulta o entorpece actuaciones extrajudiciales, judiciales o
    administrativas relacionadas con obligaciones tributarias, faltas disciplinarias, fiscales hechos
    punibles u otras que generen sanciones de carácter civil, administrativo o penal.
 Cuando los datos se requieren para la protección de los intereses, facultades y derechos del
    titular o para cumplir con una obligación adquirida por el titular.

9. ¿Cómo se modifica la política para el tratamiento y protección de datos personales?
PRIMER TAX S.A. se reserva el derecho de modificar en cualquier momento esta Política, atendiendo
a modificaciones de tipo legal, reglamentario, jurisprudencial, tecnológico o para una mejor prestación
de sus servicios.


Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado oportunamente a los titulares de los datos
personales de una manera eficiente, entendida como aquella que PRIMER TAX S.A. usa en el curso
ordinario de su interacción con los Titulares, a quienes se hará saber que el texto actualizado de La
Política se mantendrá publicado en el sitio web de PRIMER TAX S.A. Además, La Política se podrá
poner en conocimiento de sus destinatarios mediante mensajes de datos o por solicitud efectuada a
PRIMER TAX S.A.


10. ¿Cuál es la vigencia del tratamiento de los datos personales?


Por regla general, el tratamiento de la información personal se mantendrá vigente hasta por el término
de diez (10) años contados a partir de su último tratamiento. Este término corresponde al establecido
por la norma vigente para la conservación de información. Excepcionalmente se aplicarán normas
legales que establezca un período diferente, inferior o superior, sin perjuicio de que determinada
información almacenada pueda ser sometida a supresión antes del término indicado, si ésta no se
encuentra regulada por una norma que establezca un período de conservación específico y se
cumplieron las finalidades que justificaron su tratamiento.


Esta política entra en vigencia a partir de su publicación. Fecha de Publicación de la última versión:
Octubre 28 de 2015.

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